Przechowywanie dokumentów: self storage rozwiązaniem na firmową papierologię?

Każdy przedsiębiorca doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że prowadzenie firmy w Polsce nie jest wcale takie łatwe. Trzeba bowiem pamiętać o wielu różnych obowiązkach – przechowywanie dokumentów jest jednym z nich. Gdzie i jak długo trzymać dokumentację firmową?

Ustawy i rozporządzenia o zasadach prowadzenia działalności gospodarczej nakładają na właścicieli firm szereg ważnych obowiązków – w tym nakaz przechowywania firmowej dokumentacji. Przedsiębiorcy muszą zatem bardzo uważać, żeby przypadkiem nie zniszczyć czegoś, co w przyszłości może się im jeszcze przydać. Paragony, faktury, dokumentacja kadrowa i księgowa – wszystko to wymaga archiwizowania przez długie lata. Nic dziwnego, że z czasem sterta rozmaitych papierów robi się coraz większa, a miejsca w biurze ubywa.

5, 10, 50?

Jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentów, to najbardziej kłopotliwa jest bez dwóch zdań dokumentacja pracownicza: listy płac, karty wynagrodzeń etc. Artykuł 1 ustawy o narodowych zasobach archiwalnych i archiwach stwierdza bowiem, że akta osobowe pracownika powinny znajdować się w firmowym archiwum przez okres aż 50 lat! I to licząc od ostatniego dnia pracy pracownika u danego przedsiębiorcy. Dokumenty te są bardzo ważne, bo na ich podstawie wylicza się podstawę emerytury lub renty.

Zdecydowanie mniej kłopotu sprawia dokumentacja podatkowa, czyli księgi podatkowe, ewidencje, rejestry, dowody księgowe (faktury, rachunki itd.), dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Zgodnie z przepisami (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) ulega ona przedawnieniu w momencie upłynięcia 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności związanego z nimi podatku. Jeżeli zatem w 2013 roku złożyłeś zeznanie roczne za rok podatkowy 2012, to stosowną dokumentację podatkową będziesz musiał przechowywać do zakończenia 2018r.

Przechowywanie dokumentów w self storage

Liczba wymaganych dokumentów stale rośnie, a miejsca nie przybywa. Co zatem począć? Jak przyznają przedstawiciele firmy Kangu Self Storage, coraz więcej przedsiębiorców zwraca się do nich z zapytaniem o możliwość przechowywania dokumentów firmowych w ich magazynach samoobsługowych.

– Na chwilę obecną prawie 10% wszystkich naszych schowków wynajmowana jest z myślą o różnorakiej dokumentacji – potwierdza Agata Siporska koordynatorka ds. marketingu z Kangu Self Storage. – Dane te są dla klientów bezcenne. Dlatego zapewniamy optymalną temperaturę, najwyższej jakości zabezpieczenia przeciwpożarowe oraz system monitoringu. Dużą wagę przykładamy również do kontroli dostępu – dzięki indywidualnym kartom dostępu klient może skorzystać ze swojego boksu o dowolnej porze.

Nieograniczony dostęp przez 7 dni w tygodniu, możliwość wykupienia indywidualnej polisy ubezpieczeniowej, całkowita kontrola nad temperaturą i wilgotnością powietrza – to wszystko sprawia, że przechowywanie dokumentów w magazynach self storage cieszy się w naszym kraju coraz większą popularnością. A że biurokracja w Polsce ma się dobrze, to zwolenników tej metody będzie jedynie przybywać.

Artykuł powstał przy udziale www.kangu24.com Firma www.kangu24.com oferuje magazyny do wynajęcia w Poznaniu, Wrocławiu i Szczecinie.